Przybiera różne postacie. W małych firmach jest to podpisanie się na zbiorowym arkuszu dwa razy dziennie – przy rozpoczynaniu oraz kończeniu pracy. Czasami wystarczy „podbicie” w specjalnym urządzeniu karty pracy. W większych firmach wystarczy już tylko przytknięcie elektronicznej karty identyfikacyjnej do czytnika przy wchodzeniu do firmy i opuszczanie jej po dniu pracy. To znane każdemu systemy ewidencji czasu pracy – niezbędne choćby po to, by właściwie wyliczyć pensję. Ale nie tylko. Ewidencja czasu pracy jest – a właściwie może być – ważnym elementem controllingu personalnego, a szerzej – zarządzania zasobami ludzkimi przedsiębiorstwa.
Ewidencja czasu pracy
Ewidencja czasu pracy to jeden z podstawowych obowiązków pracodawców. Konieczność ewidencjonowania czasu pracy narzuca Kodeks pracy, a w szczególności art. 149. § 1., który mówi, że „Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.” Jednak z punktu widzenia pracodawcy, system ewidencji czasu pracy może mieć znaczenie dużo szersze, niż tylko ustalenie wynagrodzenia pracowników. Może być mianowicie elementem zarządzania zasobami ludzkimi, a w szczególności być źródłem informacji zwrotnej dla osób zarządzających przedsiębiorstwem.
Controlling personalny, czyli wiedza o pracownikach
Ewidencja czasu pracy, to w istocie zbiór danych. Oczywiście jego podstawowym celem jest poprawnie obliczenie pensji pracowników, z uwzględnieniem godzin nadliczbowych, pracy w godzinach nocnych, etc. Jednak – jak to bywa z danymi – wykorzystując odpowiednie narzędzia, można z nich pozyskać wiele ważnych informacji. Informacje te mogą posłużyć do odpowiednio wczesnego reagowania na sytuacje potencjalnie niebezpieczna dla sprawnego funkcjonowania firmy. Przekładając na pojęcia z teorii zarządzania – ewidencja czasu pracy staje elementem controllingu personalnego w firmie.
Źródło ważnych informacji
Nawet pobieżna analiza ewidencji czasu może dać informacje o niekorzystnych zjawiskach zachodzących w przedsiębiorstwie. Ot, na przykład gwałtowny wzrost liczby godzin nadliczbowych może z jednej strony świadczyć o braku pracowników, z drugiej strony o problemach ze sprawnym zarządzaniem pracownikami. Niewłaściwe zarządzanie personelem generuje zaś dodatkowe koszty. Problem nabiera szczególnego znaczenia w firmach produkcyjnych, gdzie może być objawem poważnych niedomagań w planowaniu produkcji czy całym zarządzaniu produkcją, co oznaczać może problemy z optymalnym wykorzystaniem czasu pracowników, a w konsekwencji wyższe koszty i utratę konkurencyjności. Dlatego więc system ewidencji czasu pracy oraz procedury czegoś takiego jak controlling personalny mogą okazać się sprawnym narzędziem do szybkiej „diagnostyki” firmy, i swoistym papierkiem lakmusowym wykrywającym potencjalne zagrożenia.