Jednostki, które sporządzają rozliczenia finansowe, muszą sporządzać co roku bilans zamknięcia. Gdy jakiś właściciel wyliczył utratę wartości aktywów, natychmiast powinien on wpisać go w bilansie. Jednak zamieszczenie obowiązkowych odpisów aktualizacyjnych nie jest proste i wymaga fachowej wiedzy, ponieważ zgodnie z przepisami prawa (a zatem przede wszystkim ustawą o rachunkowości) istnieje kilka różnych metod określania pozycji bilansu. Fachowiec wie, którą z nich wybrać i w jaki sposób policzyć rzetelną utratę wartości aktywów.

Czym są aktywa? To zasoby majątku danego podmiotu (w przeciwieństwie do pasywów, określających sposoby, z których finansowany jest majątek firmy). W listę aktywów wchodzą: aktywa trwałe oraz aktywa obrotowe. Do aktywów trwałych zalicza się: majątek rzeczowy, długoterminowe należności i inwestycje oraz wartości niematerialne i prawne, oraz długoterminowe rozliczenia międzyokresowe. Majątek obrotowy generują natomiast: należności i inwestycje krótkoterminowe, środki kapitałowe oraz zapasy i krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe. Już to wskazanie składowych tej części bilansu obrazuje ich różnorodność. A to oznacza, że też wycena ceny oraz utraty wartości aktywów wymaga dobrania różnych metod - dopasowanych ściśle od charakteru konkretnego zapisu.

Wycena aktywów koncentruje się najczęściej na wskazaniu albo ich wartości albo na podstawie kwoty nabycia bądź kosztu wytworzenia, albo też wartości rynkowej - czyli de facto kwoty, za którą jednostka mogłaby ten składnik majątku sprzedać. Zmienna Niestała sytuacja rynkowa gospodarcza, relacje z innymi pokrewnymi podmiotami funkcjonującymi działającymi na rynku, a także nieprzewidziane nieokreślone sytuacje wydarzenia losowe sprawiają przesądzają jednak, że cena wartość netto lub wartość cena danego wskazanego składnika majątku mogą ulegać zmianom modyfikacjom. Utratę wartości aktywów należy wart monitorować obserwować na bieżąco - ponieważ bo w wielu częstych przypadkach wypadkach firma przedsiębiorstwo może przewidzieć odkryć, że do niej dojdzie. Dobrym świetnym przykładem jest tu np. pogorszenie obciążenie sytuacji kondycji finansowej kapitałowej kontrahenta odbiorcy lub wahania cen walut bądź wartości kosztów instrumentów finansowych kapitałowych, w które przedsiębiorstwo zainwestowało.

Oczywiście - jak pisaliśmy wcześniej - ten sposób, w jaki wyznacza się poziom utraty wartości aktywów, musi być dopasowany optymalnie do charakteru danego składnika majątku. Całkowicie inaczej wygląda on bowiem w przypadku dorobku trwałego - takiego jak budynki czy flota firmowych samochodów, a zupełnie inaczej - w przypadku wartości niematerialnych i prawnych. Te drugie są znakomitym przykładem, który pomaga ukazać, dlaczego oszacowaniem utraty wartości aktywów zawsze powinien się zajmować fachowiec. Do wartości niematerialnych i prawnych należą bowiem różnego rodzaju licencje czy patenty. Wyobraźmy sobie sytuację, w której wynalazca wynajduje zupełnie inną technologię, która zdecydowanie obniża wartość technik dotychczas stosowanych. Albo producent oprogramowania wprowadza na rynek lepszy system do realizacji konkretnych zadań - w związku z czym programy użytkowane w konkretnej chwili przez przedsiębiorstwo okazuje się gorsze, mniej efektywne, a może nawet w niektórych sytuacjach błędne. Jak ocenić wówczas, ile straciła jednostka, która zainwestowała kiedyś w zakup takiego programu?

Z pozoru może się wydawać, że tego rodzaju błąd nie pociąga za sobą żadnych kar - przecież to organizacja ponosi skutki utraty wartości aktywów. Warto jednak podkreślić, że przedsiębiorcy, prowadząc księgowość, zobowiązują się do zapisywania w nich prawdziwych, sprawdzonych danych. Jeśli firma w obliczu utraty części majątku będzie podawała w bilansie cały czas te same dane, może zostać podejrzana o zawyżanie wartości majątku, a takie postępowanie też jest niedozwolone. Nie tylko nadszarpuje ono wiarygodność firmy, ale także może narazić ją na konsekwencje, jeśli w oparciu o wyliczenia podejmowane są decyzje finansowe (np. przyznanie kredytu bankowego, dotacji lub innej formy wsparcia działalności przedsiębiorstwa).